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INSiTE マニュアル

エリア担当者の自動設定

エリア担当者の自動設定機能を使うと、物件の所在地とテナントの担当エリアを自動照合し、メール送信先を自動的に設定できます。

こんな時に使います

  • 送信先の選択ミスを防止したい
  • 送信先選択の時間を短縮したい
  • エリア担当制を効率的に運用したい
  • 全国担当者を設定して漏れのない連絡体制を構築したい

エリア担当者機能の概要

この機能でできること

  • 物件の所在地に応じて、メール送信時の宛先を自動設定
  • 担当エリアごとに適切な担当者へ自動的にメールを送信
  • 全国担当者の設定による漏れのない連絡体制の構築

メリット

  • ✅ 送信先の選択ミスを防止
  • ✅ 送信先選択の時間を短縮
  • ✅ エリア担当制の効率的な運用
  • ✅ 全国担当者による漏れのない連絡

担当エリアの設定方法

ステップ1: 取引先マスタを開く

  1. メインメニューから「取引先一覧」をクリック
  2. 対象取引先の取引先No.をクリック
  3. 取引先詳細画面が表示される

ステップ2: 担当者タブを開く

  1. 取引先詳細画面で「担当者」タブをクリック
  2. 担当者一覧が表示される

ステップ3: 担当エリアを設定

  1. 担当者の「編集」ボタンをクリック
  2. 「担当エリア」欄に都道府県名を入力
    • 複数の都道府県を担当する場合は、カンマ区切りで入力（例: 東京都,神奈川県,埼玉県）
    • エリアが決まっていない場合は空欄でOK
  3. 「保存」ボタンをクリック

デフォルト送信フラグの設定（全国担当者）

全国担当者とは

デフォルト送信フラグをONにした担当者は、すべての物件のメール送信先として自動設定されます。

用途

  • 全国対応の担当者を設定
  • エリア担当者がいない地域の連絡先を確保
  • 管理者や責任者に必ずCCで送りたい場合

設定手順

  1. 担当者の「編集」ボタンをクリック
  2. 「デフォルト送信」チェックボックスをON
  3. メールアドレスが入力されていることを確認（必須）
  4. 「保存」ボタンをクリック

エリア担当者の優先順位ルール

メール送信時、以下の優先順位で送信先が自動設定されます

優先順位1: 物件エリアに該当する担当者

  • 物件所在地: 東京都新宿区
  • 担当エリア: 東京都 → 自動選択

優先順位2: デフォルト送信フラグONの担当者

  • デフォルト送信フラグ: ON → 自動選択
  • 担当エリア: （設定不要）

優先順位3: 該当なし（赤背景表示）

  • 物件エリアに該当する担当者: なし
  • デフォルト送信フラグON: なし
  • → 赤背景表示（メール送信不可）

エリア担当者の自動設定の例

例1: 東京都の物件

物件情報

  • 所在地: 東京都新宿区西新宿1-1-1

担当者情報

  • 山田太郎: 担当エリア = 東京都 → 自動選択
  • 佐藤花子: デフォルト送信フラグ = ON → 自動選択
  • 鈴木一郎: 担当エリア = 大阪府 → 自動選択されない

結果

  • 送信先: 山田太郎、佐藤花子

例2: 大阪府の物件

物件情報

  • 所在地: 大阪府大阪市北区梅田1-1-1

担当者情報

  • 山田太郎: 担当エリア = 東京都 → 自動選択されない
  • 佐藤花子: デフォルト送信フラグ = ON → 自動選択
  • 鈴木一郎: 担当エリア = 大阪府 → 自動選択

結果

  • 送信先: 佐藤花子、鈴木一郎

例3: 北海道の物件（担当者なし）

物件情報

  • 所在地: 北海道札幌市中央区

担当者情報

  • 山田太郎: 担当エリア = 東京都 → 自動選択されない
  • 鈴木一郎: 担当エリア = 大阪府 → 自動選択されない
  • デフォルト送信フラグONの担当者: なし

結果

  • 赤背景表示（メール送信不可）
  • 対処法: 全国担当者にデフォルト送信フラグを設定

送信先の手動調整

送信先を追加する

自動設定された送信先に加えて、手動で担当者を追加できます。

  1. メール送信画面で「送信先追加」ボタンをクリック
  2. 担当者選択ダイアログから追加したい担当者を選択
  3. 「OK」をクリック

送信先を削除する

自動設定された送信先を削除することもできます。

  1. 削除したい担当者のチェックボックスをOFF
  2. その担当者は送信対象から除外される

トラブルシューティング

送信先が自動設定されない

原因

  • 担当者の担当エリアが未設定
  • デフォルト送信フラグが未設定

対処法

  1. 取引先マスタの担当者タブを開く
  2. 担当エリアを設定、またはデフォルト送信フラグをONにする

赤背景が解消されない

原因

  • メールアドレスが未入力
  • 担当エリアの入力ミス（全角スペース、誤字など）

対処法

  1. メールアドレスを入力
  2. 担当エリアを確認（全角スペース、誤字がないか）
  3. 提案情報画面を再読み込み（F5キー）

複数の担当者が自動選択される

原因

  • 複数の担当者が同じエリアを担当している

対処法

  • 問題ありません。複数の担当者に送信したい場合はそのまま送信
  • 送信先を減らしたい場合は、チェックボックスをOFFにして除外

FAQ

Q: 担当エリアに市区町村まで設定できますか？

A: 現在、担当エリアは都道府県単位のみ対応しています。市区町村単位での設定はできません。

Q: デフォルト送信フラグを複数の担当者に設定したい

A: 同じ取引先で複数の担当者にデフォルトフラグは設定できません。1名のみに設定してください。

Q: 担当エリアの変更履歴を確認したい

A: 現在、担当エリアの変更履歴機能はありません。重要な変更は、担当者のメモ欄に記録することをおすすめします。

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