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INSiTE マニュアル

メール送信

INSiTEのメール送信機能を使うと、物件概要書を添付したメールを、エリア担当者に自動振り分けして送信できます。

こんな時に使います

  • 提案候補のテナントにメールで物件を紹介したい
  • 複数のテナントに一斉にメール送信したい
  • エリア担当者を自動的に宛先に設定したい
  • 自社フォーマットの物件概要書を添付したい

メール送信の2つの方法

方法説明使い分け
個別送信提案情報画面から1物件ずつ送信物件ごとにメール内容を変えたい時
一斉送信メール一斉送信画面から複数物件を同時送信同じ内容で複数物件を送りたい時

個別送信の手順

ステップ1: 提案情報画面を開く

  1. メインメニューから「物件一覧」をクリック
  2. 対象物件の物件No.をクリック
  3. 物件詳細画面で「提案情報」タブをクリック

ステップ2: 送信先を選択

  1. メール送信したいテナントのチェックボックスをON
    • 複数選択可能
    • 赤背景のテナントは選択不可（事前に担当者情報を整備してください）
  2. 「メール送付」ボタンをクリック

ステップ3: 送信先の自動設定を確認

メール送信画面が表示され、以下の担当者が自動的に宛先に設定されます

自動設定のルール

  1. 物件エリアに該当する担当者
    • 物件所在地: 東京都新宿区
    • 担当エリア: 東京都 → 自動選択
  2. デフォルト送信フラグONの担当者（全国担当者）
    • デフォルト送信フラグ: ON → 自動選択

ステップ4: メール内容を入力

  1. 件名を入力（例: 【新着物件】新宿区西新宿の空き区画のご案内）
  2. 本文を入力
    • テンプレートを使用する場合は「テンプレート選択」ボタンをクリック
  3. 添付資料を選択
    • INSiTE生成の物件概要書（PDF）: 自動的に添付
    • 自社フォーマットの概要書: 「添付資料を追加」から選択

ステップ5: メールを送信

  1. 「プレビュー」ボタンで内容を確認（任意）
  2. 「送信」ボタンをクリック
  3. 確認ダイアログで「OK」をクリック
  4. 送信完了メッセージが表示される

一斉送信の手順

ステップ1: メール一斉送信画面を開く

  1. メインメニューから「メール一斉送信」をクリック
  2. メール一斉送信画面が表示される

ステップ2: 物件を選択

  1. 送信対象の物件のチェックボックスをON
  2. 複数の物件を選択可能

ステップ3: テナントを選択

  1. 各物件の提案候補から送信先テナントを選択
  2. 赤背景のテナントは選択不可
  3. 「メール送付」ボタンをクリック

ステップ4: 送信先の統合確認

複数物件を選択した場合、以下のルールで送信先が統合されます

  • 同じ担当者が複数物件で自動設定された場合: 1名のみ表示
  • 異なる担当者が設定された場合: すべての担当者を表示

ステップ5: メール内容を入力して送信

個別送信と同じ手順で、件名・本文・添付資料を設定し、送信します。

送信先の手動調整

送信先を追加する

  1. メール送信画面で「送信先追加」ボタンをクリック
  2. 担当者選択ダイアログから追加したい担当者を選択
  3. 「OK」をクリック

送信先を削除する

  1. 削除したい担当者のチェックボックスをOFF
  2. その担当者は送信対象から除外される

メールテンプレートの利用

テンプレートの選択

  1. メール送信画面で「テンプレート選択」ボタンをクリック
  2. 使用するテンプレートを選択
  3. 「適用」ボタンをクリック
  4. 件名と本文がテンプレートの内容に置き換わる

テンプレートの編集

選択したテンプレートの内容を、そのまま編集できます。編集した内容は、テンプレート本体には影響しません。

送信履歴の確認

送信履歴画面を開く

  1. メインメニューから「送信履歴」をクリック
  2. 送信履歴一覧が表示される

送信履歴の内容

項目説明
送信日時メール送信日時
物件名送信した物件の名称
テナント名送信先のテナント名称
担当者名送信先の担当者名
件名メールの件名
ステータス送信成功・送信失敗

トラブルシューティング

送信先が自動設定されない

原因

  • 担当者の担当エリアが未設定
  • デフォルト送信フラグが未設定

対処法

  1. 取引先マスタの担当者タブを開く
  2. 担当エリアを設定、またはデフォルト送信フラグをONにする
  3. 詳しくはエリア担当者設定を参照

添付ファイルが選択できない

原因

  • 物件概要書PDFが生成されていない
  • 自社フォーマットPDFがアップロードされていない

対処法

  1. 物件詳細画面で「概要書生成」ボタンをクリック
  2. 自社フォーマットを使う場合は、事前にPDFをアップロード

送信エラーが発生した

原因

  • メールアドレスが不正（全角スペース、誤入力など）
  • メールサーバーの一時的な障害

対処法

  1. 送信履歴画面でエラーメッセージを確認
  2. メールアドレスを修正
  3. 時間をおいて再送信

自社フォーマットPDFを「使用しない」を選択したい

メール送信時に、INSiTE生成PDFではなく、添付資料としてアップロード済みのPDFを使いたい場合

  1. メール送信画面で「添付資料を選択」をクリック
  2. 「INSiTE生成PDF: 使用しない」を選択
  3. 「添付資料を追加」から、アップロード済みPDFを選択

FAQ

Q: 送信先を全員選択したい

A: 送信先の一番上にある「全選択」チェックボックスをONにしてください。

Q: 送信後にメール内容を変更したい

A: 送信後のメール内容は変更できません。再度メールを送信する場合は、件名に【訂正版】などと記載して再送信してください。

Q: メールの送信予約はできますか？

A: 現在、送信予約機能はありません。送信ボタンをクリックすると即座に送信されます。

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