担当者名の括弧削除とエリア設定
こんな時に使います
- 取引先担当者の名前に括弧でエリア情報が含まれている場合
- 担当者名から括弧とその中身を削除する必要がある時
- 括弧内の地域情報を基に担当エリアを設定する時
- 退職・異動した担当者を削除する時
必要な情報/事前準備
必要な情報
- 取引先番号
- 担当者名（括弧内のエリア情報を含む）
- 設定するエリア（都道府県名）
管理表
作業対象者の管理表は以下のSharePointで管理されています
- URL: https://lusic.sharepoint.com/:x:/s/INSiTE/EWjDcVNvr3RPhCQUkBo918EB-Zco_XzGomB8TaasNQ33iQ?e=QeC3HP
- 内容: 705名の括弧付き担当者リスト（削除日、担当、担当者コード、取引先URL、取引先名、姓名、部署、役職、メールアドレス、電話番号、担当エリア、デフォルト送信、関連テナント）
事前準備
-
変更対象リストの確認
- 上記SharePointの管理表を開く
- 本日作業する対象者を選定
- 括弧内の地域情報から都道府県を判断
-
作業量の計画
- 1日あたり100名程度を目安に作業計画を立てる
- 全705名の場合、約7営業日で完了予定
手順
1. 取引先詳細画面へアクセス
- INSiTEにログインします
- 左側メニューから「マスタ管理」→「取引先マスタ」を選択します
- 取引先一覧画面が表示されます
- 対象の取引先名をクリックして詳細画面を開きます
2. 担当者情報の確認
- 取引先詳細画面を下にスクロールし、「担当者情報」セクションを表示します
- 担当者名を確認し、括弧付きの名前と括弧内の情報を確認します
- 例：「柴田英典(京都、奈良、滋賀、和歌山)」
- 例：「山崎隆一(大阪市南部、東大阪、八尾、柏原、大和川以南、和歌山、中国地方)」
- 例：「佐々木達也(異動)」
- 例：「竹内（退職）」
画像1: 担当者情報セクション - 括弧付きの名前が表示されている状態
3. 退職者の削除と異動者の処理
退職者の削除
括弧内に「(退職)」が含まれる担当者は削除します
- 対象担当者の行を確認します
- 行の右端にある「削除」ボタン（ゴミ箱アイコン）をクリックします
- 削除確認ダイアログで「OK」をクリックします
- 画面上部の「保存」ボタンをクリックして変更を保存します
異動者の処理
括弧内に「(異動)」が含まれる担当者は削除せず、そのまま残します
- 「(異動)」の括弧は削除しません
- エリアが判明している場合は、担当エリアを設定してもよい
- エリアが不明な場合は、担当エリアは空欄のままにする
4. 担当者名の編集（括弧の削除判断）
括弧内の内容によって、括弧を削除するか残すかを判断します
括弧を削除する場合（地域情報のみ）
- 対象担当者の「名前」列をクリックします
- 名前欄が編集可能になります
- 地域情報の括弧のみ削除します
- 変更前：「柴田英典(京都、奈良、滋賀、和歌山)」
- 変更後：「柴田英典」
- 変更前：「松田(関東)」
- 変更後：「松田」
括弧を残す場合（業務内容・担当分野など）
業務内容や担当分野を示す括弧はそのまま残します
- 「赤川順子(小型フィットネス)」→ そのまま残す
- 「吉田安男(テニス、総合フィットネス)」→ そのまま残す
- 「工藤武(直営)」→ 業務区分なのでそのまま残す
- 「寺本(cc北山様)」→ メール送信の注意事項なのでそのまま残す
5. 担当エリアの設定
- 対象担当者の行にある「担当エリア」列を確認します
- 「担当エリア」列の編集ボタン（鉛筆アイコン）をクリックします
- 担当エリア設定ダイアログが表示されます
6. 担当エリアポップアップでの編集方法
担当エリアの編集ボタンをクリックすると、専用のポップアップ画面が表示されます。
ポップアップ画面の構成
- 都道府県リスト: 左側のチェックボックスで都道府県を選択
- 指定都市プルダウン: 政令指定都市を選択可能
- 市区町村プルダウン: 都道府県を選択後、その都道府県内の市区町村を選択可能
- 選択済エリア表示: 現在選択されているエリアがチップ形式で表示
画像5: 担当エリア編集ポップアップ画面
操作手順
通常の都道府県選択の場合
- 都道府県リストから該当する都道府県の左側にあるチェックボックスをクリック
- 複数選択する場合は、続けて他の都道府県のチェックボックスもクリック
- 画面下部の「選択」ボタンをクリックして確定
特定の市区町村を選択する場合
- まず都道府県名（チェックボックスではなく名前部分）をクリックして選択
- 「市区町村」プルダウンが有効になるので、クリックして開く
- 該当する市区町村を選択
- 「選択」ボタンをクリックして確定
不正な値が入力されている場合の対処法
括弧内に「関西」「東北」「中国地方」などの地方名や、都道府県・市区町村以外の値が入力されている場合
- 担当エリア編集ポップアップを開く
- 「選択済エリア」セクションの右側にある「×」ボタン（クリアボタン）をクリック
- すべての選択済エリアが削除されることを確認
- 正しい都道府県または市区町村を改めて選択
- 「選択」ボタンをクリックして保存
注意: 地方名（関西、東北など）は自動的に都道府県に変換されないため、手動で該当する都道府県をすべて選択し直す必要があります。
7. エリア情報の入力ルール
括弧内の情報から以下のように判断して入力します
都道府県が明記されている場合
- 「(京都、奈良、滋賀、和歌山)」→ 「京都府、奈良県、滋賀県、和歌山県」
- 「(静岡)」→ 「静岡県」
- 「(大阪)」→ 「大阪府」
- 「(兵庫)」→ 「兵庫県」
市区町村が記載されている場合
- 「(箕面、池田、豊中、茨木、吹田、高槻、摂津)」→ 「大阪府」（すべて大阪府内の市）
- 「(大阪市南部、東大阪、八尾、柏原)」→ 「大阪府」
地方名が記載されている場合
- 「(関東)」→ 「茨城県、栃木県、群馬県、埼玉県、千葉県、東京都、神奈川県」
- 「(関西)」→ 「大阪府、京都府、兵庫県、奈良県、滋賀県、和歌山県」
- 「(九州)」→ 「福岡県、佐賀県、長崎県、熊本県、大分県、宮崎県、鹿児島県」
- 「(四国)」→ 「徳島県、香川県、愛媛県、高知県」
- 「(中国地方)」→ 「鳥取県、島根県、岡山県、広島県、山口県」
- 「(北陸方面)」→ 「新潟県、富山県、石川県、福井県」
- 「(東北)」→ 「青森県、岩手県、宮城県、秋田県、山形県、福島県」
エリア以外の情報の場合
- 「(異動)」→ 括弧を残し、エリアが分かる場合は設定してもよい
- 「(退職)」→ 担当者を削除
- 「(cc新井様、半田様)」→ 括弧を残し、担当エリアは設定しない
- 「(名前注意)」→ 括弧を残し、担当エリアは設定しない
- 「(小型フィットネス)」→ 括弧を残し、担当エリアは設定しない
- 「(テニス、総合フィットネス)」→ 括弧を残し、担当エリアは設定しない
- 「(直営)」→ 括弧を残し、担当エリアは設定しない
8. エリア選択の具体例
例：「(関西)」を正しく設定する場合
- 担当エリア編集ボタンをクリック
- 選択済エリアに不正な値がある場合は「×」ボタンでクリア
- 以下の都道府県のチェックボックスをクリック
- 大阪府
- 京都府
- 兵庫県
- 奈良県
- 滋賀県
- 和歌山県
- 「選択」ボタンをクリック
例：「(大阪市南部)」など特定地域を設定する場合
- 担当エリア編集ボタンをクリック
- 「大阪府」の行（チェックボックスではなく名前）をクリック
- 「市区町村」プルダウンから該当する区を選択
- 大阪市阿倍野区
- 大阪市住吉区
- 大阪市東住吉区
- 大阪市平野区
- 大阪市西成区
- 「選択」ボタンをクリック
9. 設定の保存
- 名前の編集（括弧の削除）が完了していることを確認します
- 担当エリアの入力が完了したら、ポップアップの「選択」ボタンをクリックします
- 画面上部の「保存」ボタンをクリックして変更を保存します
- 「保存しました」というメッセージが表示されることを確認します
作業の進め方
日次作業の流れ
-
作業開始時
- SharePoint管理表（ https://lusic.sharepoint.com/:x:/s/INSiTE/EWjDcVNvr3RPhCQUkBo918EB-Zco_XzGomB8TaasNQ33iQ ）を開く
- 対象リストから本日作業する100名分を選択
- 作業対象行に削除日（処理日）を記入
-
作業中
- 退職者は削除処理を実施
- 異動者は「(異動)」を残し、エリアが分かれば設定
- 地域情報の括弧付き担当者は ① 名前から地域情報の括弧のみ削除 ② 担当エリアを設定
- 業務内容等の括弧は残す
- 1件ずつ確実に処理を行う
- 判断に迷う場合は保留リストに記載
-
作業終了時
- 完了した件数を記録（削除件数・設定件数を分けて記録）
- 管理表の「担当」列に処理者名を記入
- 保留案件をリスト化
- 翌日の作業対象を確認
作業の具体例
例1: エリア情報がある担当者の処理
変更前
- 姓：柴田
- 名：英典(京都、奈良、滋賀、和歌山)
- 担当エリア：（空欄）
変更後
- 姓：柴田
- 名：英典
- 担当エリア：京都府、奈良県、滋賀県、和歌山県
例2: 業務内容の括弧がある担当者の処理
変更前
- 姓：赤川
- 名：順子(小型フィットネス)
- 担当エリア：（空欄）
変更後
- 姓：赤川
- 名：順子(小型フィットネス) ← 括弧はそのまま残す
- 担当エリア：（業務内容なので設定不要）
例3: 退職者の処理
変更前
- 姓：竹内
- 名：（退職）
処理 行全体を削除
例4: 異動者の処理
変更前
- 姓：佐々木
- 名：達也(異動)
- 担当エリア：（空欄）
変更後
- 姓：佐々木
- 名：達也(異動) ← 括弧はそのまま残す
- 担当エリア：（エリアが判明している場合は設定、不明な場合は空欄）
注意点・ヒント
よくある質問
Q1. 括弧内の情報が曖昧な場合はどうすればよいですか？
A1. 以下の優先順位で判断してください
- 明確に都道府県名が記載されている → そのまま入力
- 市区町村名が記載されている → 該当する都道府県を入力
- 地方名が記載されている → 該当地方の全都道府県を入力
- 判断できない → 上司または管理者に確認
Q2. 複数の地域が混在している場合は？
A2. すべての該当都道府県を選択します。 例：「(関西、静岡)」の場合 → 大阪府、京都府、兵庫県、奈良県、滋賀県、和歌山県、静岡県のチェックボックスをすべて選択
Q3. 入力ミスをした場合の修正方法は？
A3. 同じ手順で再度編集画面を開き、正しい内容に修正して保存してください。