取引先マスタとは
取引先マスタは、物件オーナーやテナント企業などの取引先情報を一元管理する機能です。取引先の基本情報、担当者情報、エリア設定、贈り物管理などを効率的に管理できます。
こんな時に使います
- 新しい取引先の情報を登録したい
- 取引先の担当者情報を管理したい
- 担当者のエリアを設定してメール送信を自動化したい
- 取引先の住所や連絡先を更新したい
- 中元歳暮などの贈り物履歴を記録したい
- 取引先情報を検索して確認したい
取引先マスタの主要機能
取引先基本情報管理
取引先の会社情報を登録・管理します。
主な情報
- 取引先名称
- 所在地（都道府県、市区町村、住所、建物名）
- 代表電話番号・FAX番号
- 取引先グループ名称
- 取引先種別
担当者情報管理
取引先の担当者情報を複数登録できます。
主な情報
- 氏名（苗字・名前）
- 電話番号
- メールアドレス
- 部署名称・役職名称
- 担当エリア
- 担当者住所（郵便番号、都道府県、市区町村、住所）
担当エリア設定
担当者ごとに担当エリアを設定することで、メール送信機能と連携し、物件所在地に応じた担当者への自動送信が可能になります。
設定できるエリア
- 都道府県単位
- 政令指定都市単位
- 市区町村単位
代表送信先設定
取引先内で1名を代表送信先として設定できます。代表送信先に設定された担当者は、全国すべてのエリアの物件情報を受信できます。
活用例
- 全国展開企業の本社担当者を代表送信先に設定
- エリア未設定物件の情報も確実に送信
贈り物管理
中元・歳暮・年賀状などの贈り物履歴を年度別に管理できます。
管理項目
- 年賀状（受信・送信）
- 暑中見舞い（受信・送信）
- 中元（受信・送信1・送信2）
- 歳暮（受信・送信1・送信2）
取引先マスタの画面構成
取引先一覧画面
登録されている取引先を一覧表示し、検索できます。
主な機能
- 取引先名称での検索
- 所在地（都道府県、市区町村、住所）での検索
- 取引先グループ名称での検索
- 新規登録ボタン
詳細画面への遷移方法
- 取引先No.をクリック: 詳細画面が新しいタブで開きます
- 行をダブルクリック: 詳細画面に遷移します
注意: 取引先No.をクリックした場合は別タブで開くため、元の一覧画面はそのまま残ります。行をダブルクリックした場合は同じタブ内で遷移します。
取引先詳細画面
取引先の詳細情報を表示・編集します。
構成エリア
-
① 基本情報エリア: 取引先名称、所在地、電話番号などの基本情報を入力・編集
- 取引先名称、都道府県、市区町村、所在地
- 建物名、取引先グループ名称
- 代表TEL、代表FAX
- 取引先種別（テナント/オーナー等）
- 登録者・更新者情報
-
② 担当者情報エリア: 担当者の一覧と詳細情報をテーブル形式で管理
- 新規行追加ボタンで担当者を追加
- 各担当者の基本情報（苗字、名前、TEL、メールアドレス）
- 代表メール設定（赤旗アイコン）
- 部署、役職、担当エリア
- 郵便番号、都道府県、市区町村、住所
- 贈答品送付状況（年賀、暑中、中元、歳暮）
- 詳細情報ボタン（各種設定へのアクセス）
-
③ 贈り物管理エリア: 年度別の贈り物履歴を表示・管理
- 年賀状、暑中見舞い、中元、歳暮の送受履歴
- 各項目で「受」（受領）と「送」（送付）を記録
- 中元・歳暮は金額ランク表示：(1)=3000円、(2)=5000円
- メモ欄で補足情報を記録可能
取引先マスタの操作フロー
基本的な操作の流れ
- メインメニュー → 取引先マスタを選択
- 取引先一覧画面
- 検索条件を入力 → 検索結果表示
- 取引先No.をクリック → 詳細画面が新しいタブで開く（編集モード）
- 行をダブルクリック → 詳細画面に遷移（編集モード）
- 新規登録ボタンをクリック → 新規登録モードで詳細画面を表示
- 取引先詳細画面（新規登録モード）
- 基本情報入力（取引先名称、所在地、連絡先等）
- 担当者追加（新規行追加ボタンから）
- 保存ボタンをクリック → 登録完了
- 取引先詳細画面（編集モード）
- 基本情報編集
- 担当者管理（追加、編集、削除）
- 担当エリア設定
- 代表送信先設定（代表メールフラグの切り替え）
- 贈り物情報設定（年度別の送受履歴を記録）
- 保存ボタンをクリック → 更新完了
- 削除ボタン → 確認ダイアログ → 削除実行
操作のポイント
- 取引先No.クリックは新しいタブで開くため、一覧画面を残したまま複数の取引先を確認できます
- 行のダブルクリックは同じタブ内で遷移するため、1つの取引先に集中して作業する場合に便利です
- 保存ボタンをクリックすることで、基本情報と担当者情報を同時に保存できます
- 担当者情報の詳細情報ボタンから、各担当者に紐づく詳細設定にアクセスできます
- 贈り物管理エリアでは、年賀(送)、暑中(送)、中元(送)、歳暮(送)の表示は最新年度の送付状況を示しています
データの保存と排他制御
取引先情報は、楽観的排他制御により同時編集を防止しています。
楽観的排他制御とは
- 複数ユーザーが同時に同じ取引先を編集しようとした場合、先に保存した方が優先されます
- 後から保存しようとしたユーザーには、「データが更新されています」というエラーが表示されます
- エラーが表示された場合は、画面を再読み込みして最新データを確認してから再度編集してください
他機能との連携
テナント管理機能との連携
取引先に紐づいたテナント情報が存在する場合、取引先の削除ができません。
削除制限の理由
- テナント情報の整合性を保つため
- 過去の取引履歴を保持するため
メール機能との連携
担当者のエリア設定により、物件提案メールや物件情報メールの送信先が自動的に選択されます。
自動選択の優先順位
- 代表送信先（全国対応）
- 市区町村単位のエリア担当者
- 政令指定都市単位のエリア担当者
- 都道府県単位のエリア担当者
詳細は「担当者エリア設定手順書」を参照してください。
推奨(備忘)リスト機能との連携
推奨(備忘)リストに登録されている取引先は削除できません。
対処方法
- 推奨(備忘)リストから取引先を削除
- 取引先マスタで削除を実行
必要な権限について
取引先マスタの操作には、ロールに応じた権限が必要です。
ロール別アクセス権限
取引先マスタ画面(master.client.list)および取引先詳細画面(master.client.detail)は、管理者ロールのみがアクセス可能です。
| ロールID | ロール名 | 参照 | 編集 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 0 | 管理者 (administrator) | ✅ | ✅ | すべての操作が可能 |
| 1 | 従業員 (employee) | ❌ | ❌ | アクセス不可 |
| 2 | 他会社 (other) | ❌ | ❌ | アクセス不可 |
| 3 | 外部公開(テナント) | ❌ | ❌ | アクセス不可 |
| 4 | 外部公開(土地所有者) | ❌ | ❌ | アクセス不可 |
| 5 | 外部公開(リーシング、提案メールあり) | ❌ | ❌ | アクセス不可 |
| 6 | 外部公開(リーシング、提案メールなし) | ❌ | ❌ | アクセス不可 |
次のステップ
取引先マスタの基本的な理解ができたら、以下の手順で実際の操作を進めてください。
- 取引先の新規登録 - 新しい取引先を登録する
- 担当者管理 - 担当者を追加・編集する
- 担当者エリア設定 - エリアを設定してメール自動送信を活用する
- 取引先情報の編集と削除 - 既存情報を更新・削除する
- 贈り物管理 - 中元歳暮などの履歴を記録する
よくある質問（FAQ）
Q: 取引先と担当者の違いは何ですか？
A: 取引先は企業や組織の情報で、担当者は取引先に所属する個人の情報です。1つの取引先に複数の担当者を登録できます。
Q: 担当エリアは必ず設定しなければなりませんか？
A: 必須ではありませんが、メール送信機能を効率的に活用するために設定を推奨します。
Q: 取引先グループ名称とは何ですか？
A: 複数の取引先を論理的にグループ化するための名称です。例えば、「○○不動産グループ」のように関連企業をまとめて管理できます。
Q: 年賀不要フラグ・歳暮不要フラグとは何ですか？
A: 取引先が年賀状や歳暮の受け取りを希望しない場合にチェックを入れます。贈り物管理機能で参照できます。
Q: 取引先を間違えて削除してしまいました。復元できますか？
A: 削除したデータは復元できません。削除実行前に必ず確認してください。重要な取引先は削除せず、取引終了の旨をメモ欄に記載する運用を推奨します。